Budget y Forecast: cómo utilizarlos en la gestión presupuestaria empresarial

Una buena gestión depende de una serie de factores, principalmente en lo que respecta a las finanzas de la empresa. En este aspecto, entender qué son el budget y el forecast son etapas importantes para garantizar un control financiero más efectivo.

La mayoría de los profesionales que trabajan con dinero ya han escuchado estos términos, principalmente durante el proceso de planificación presupuestaria de la empresa. Sin embargo, pocas personas profundizan en este tipo de conocimiento.

Además, muchos tienden a confundir estos conceptos y no los aplican correctamente en sus evaluaciones, lo que acaba generando un problema para la compañía en su conjunto.

Entender cada uno de ellos y cómo utilizarlos es un proceso muy importante para garantizar resultados más efectivos para su empresa desde el primer momento.

Concepto de budget

El budget es un elemento muy importante para gestionar el presupuesto de una compañía. Representa el presupuesto anual de una empresa, una forma de definir metas financieras y comprender mejor los costes e ingresos provenientes de las negociaciones.

El término no tiene una traducción exacta al español, pero es importante entender que todas sus definiciones están directamente alineadas con la gestión, sobre todo en materia de planificación financiera para determinadas actividades.

Para elaborar un budget correctamente, es necesario tener en mente una serie de factores y escenarios que se combinan para dar mayor asertividad al tipo de herramienta que se utilizará a largo plazo en su empresa.

El primer paso es entender el historial de la empresa, qué es lo que necesita controlarse y qué es inevitable. Normalmente, este tipo de análisis se realiza al evaluar el último período que atravesó la empresa y la evaluación final anterior.

De esta manera, ya se puede comenzar con una mejor comprensión de las finanzas de la compañía, lo que da mayor seguridad para hacer planificaciones y evaluaciones basadas en expectativas.

El siguiente paso es entender el mercado. Ninguna empresa trabaja de forma aislada, y es necesario tenerlo en cuenta al evaluar el entorno que rodea a la empresa y cómo se relaciona con el mercado.

Esto ayuda a comprender mejor cuestiones importantes, como la estacionalidad, que indica los mejores períodos de la empresa a lo largo de un año, o incluso la vulnerabilidad en la que se encuentra la compañía en ese momento.

Toda esta información ayuda a comprender mejor las posibilidades y las acciones que deben evaluarse para conseguir un posicionamiento adecuado en la compañía, llevando al último paso del análisis de budget.

Conocido como «futuro», esta es una evaluación especulativa que analiza hasta dónde puede llegar la empresa si se orienta adecuadamente, comprendiendo los desafíos y las oportunidades que se abren a lo largo del período.

El futuro también es responsable de la elaboración de metas realistas para la empresa. Cuando se marca un objetivo, es importante que exista una posibilidad real de que se concrete, ampliando así las oportunidades de comunicación a largo plazo.

Además, es importante señalar que el objetivo de cualquier compañía es el crecimiento, y el budget pone los pies del equipo de gestión en la tierra y evalúa con criterios más firmes los riesgos y desafíos que conlleva la búsqueda de ese ideal.

¿Qué es el Forecast?

También conocido como presupuesto ajustado, el forecast es una palabra muy común en el mundo corporativo y normalmente es una de las primeras en mencionarse cuando se elabora un budget.

Es un recurso fundamental, ya que permite realizar nuevos ajustes a lo largo del trabajo, garantizando una estructura más adecuada para la elaboración del budget en su conjunto.

Al realizar una planificación a largo plazo, normalmente por un período de un año, el forecast la divide en varios períodos más cortos, permitiendo seguir el flujo de la empresa de forma más efectiva.

Estos análisis más cortos suelen tener un plazo de un mes y permiten una serie de actividades, como:

• Adaptaciones;
• Modificaciones;
• Ajustes de rumbo;
• Cambios de estrategia.

El objetivo del forecast es alcanzar el resultado proyectado en la planificación, y por eso es importante este seguimiento cercano para entender cómo está afrontando la empresa este tipo de situación.

Cuanto más se consiga optimizar estos procesos, más fácil será entender las necesidades de la empresa y cómo adaptarse para obtener el mejor resultado posible dentro del período de evaluación, previniendo fallos de caja y otros problemas a largo plazo.

¿Cuál es la diferencia entre los dos?

Ahora que se comprenden mejor los conceptos de budget y forecast, es importante tener en cuenta qué separa a cada una de las herramientas para poder utilizarlas de forma adecuada, garantizando un análisis más profundo para la empresa.

En el caso del budget, el pensamiento es macro, es decir, evalúa todo un período completo, como una evaluación anual. Para que los resultados sean efectivos, es necesario analizar no solo el historial de la empresa, sino también el entorno que la rodea.

El forecast, en cambio, trabaja de manera más flexible, evaluando períodos de tiempo más cortos de forma dividida para identificar fallos y pérdidas en las acciones y cómo retomar el rumbo hacia la planificación elaborada en el budget.

Esto significa que, aunque ambos estén directamente relacionados, se trata de elementos diferentes dentro de una evaluación de resultados, que debe ser pensada con calma por el equipo de gestión.

De esta manera, se puede disponer de información precisa sobre el avance de la producción, garantizando resultados mucho más efectivos para la compañía en su conjunto, lo que resulta importante para mantenerla en actividad.

La mayoría de las empresas dependen de una evaluación precisa de sus finanzas para entender si existe la posibilidad de crecimiento o si es necesario pensar en formas de afrontar las dificultades actuales, para poder recuperarse y mantenerse relevante en el mercado.

¿Cómo aplicar estos conceptos en la práctica?

El control financiero es uno de los elementos más importantes para cualquier compañía, ya que es la base de cualquier proceso administrativo. Hoy en día, existen muchas herramientas que agilizan este proceso, principalmente en el ámbito digital.

Esto es un reflejo del proceso conocido como transformación digital, que ha hecho que muchos avances tecnológicos sean más populares y adoptados por diversos sectores dentro de una compañía, incluida la gestión.

Los sistemas avanzados permiten una evaluación rápida y precisa, muchas veces utilizando herramientas como inteligencias artificiales avanzadas para obtener respuestas con mucha más asertividad y una probabilidad de error casi nula.

Al introducir la información de su empresa en un sistema de gestión, se obtiene una lectura más clara de todo el período, identificando rápidamente el budget disponible para la empresa.

También se puede controlar mejor el gasto al introducirlo en el programa, ya que este identifica dónde se están produciendo excesos que muchas veces no son necesarios en esa situación.

El budget depende de una serie de informaciones de diferentes fuentes, y esto normalmente lo realiza el profesional con mucho cuidado. Sin embargo, con herramientas como el big data, esta información surge muy rápidamente, posibilitando interacciones mucho mayores.

El siguiente paso es dar soporte a las herramientas de forecast, que necesitan un análisis más corto y dividido. Con una herramienta digital es posible seguir el proceso mes a mes, pudiendo incluso identificar y comparar con períodos anteriores de la empresa.

Las proyecciones también se dividen de forma efectiva, considerando los meses más fuertes y débiles de la empresa para que se comprenda exactamente qué tipo de expectativas crear para los resultados en su conjunto.

Este tipo de herramienta ayuda a identificar rápidamente puntos importantes del forecast, dejando las evaluaciones más precisas y bien realizadas, al tiempo que permite al gestor disponer de más tiempo para otras actividades más complejas.

Otro elemento importante de este tipo de herramienta es la posibilidad de seguir en tiempo real las modificaciones y revisiones de cada movimiento de la empresa. Los números previstos se comparan en tiempo real con los resultados de la compañía.

De esta manera, se puede entender qué está generando resultados efectivamente positivos y qué acciones necesitan ser repensadas y reestructuradas para una evaluación futura.

Consideraciones finales

Tanto el budget como el forecast son herramientas importantes para la gestión financiera de cualquier empresa y deben ser tomadas muy en serio por los equipos responsables de estructurar mejor sus finanzas.

De esta manera, se puede garantizar una mayor representatividad de las finanzas, entendiendo tanto cómo ha llegado la compañía hasta este punto como las previsiones de lo que puede encontrarse en el futuro, ampliando las posibilidades.

Una empresa que tiene una buena planificación financiera puede convertirse en una marca importante en el mercado en que opera, garantizando en muchos casos incluso el liderazgo en el segmento.