5 consejos para optimizar el tiempo y aumentar la productividad de tu equipo

Actualmente, con el avance tecnológico y la expansión del mercado, este sector se ha vuelto aún más competitivo. Así, la búsqueda por aumentar la productividad y las maneras de optimizar el tiempo se han convertido en una necesidad cada vez más fundamental para las empresas.

Sin embargo, la gestión del tiempo y de las personas no se trata únicamente de la administración de tareas, sino del control de la duración de toda la jornada laboral, empleando mejor esas horas y aumentando la productividad.

¿Qué está consumiendo tu tiempo?

Antes de encontrar formas de aumentar la productividad de tu equipo, es fundamental que los gestores sean conscientes de todos los aspectos del día a día y de las actividades operativas que pueden estar comprometiendo su tiempo.

En una empresa, esas distracciones que perjudican el rendimiento de los trabajadores e impiden la optimización de las actividades pueden originarse tanto en el entorno como en los propios individuos.

Así, los desperdicios autogenerados son los que más fácilmente pueden evitarse, pero que aun así exigen atención y una determinación activa para impedir que vuelvan a afectar el trabajo.

Por eso, es necesario estar vigilante ante:

• Falta de organización en el entorno de trabajo;
• Procrastinación;
• Sobrecarga de un único empleado;
• Dificultad para priorizar tareas;
• Uso constante del móvil, las redes sociales o el correo electrónico.

Por otro lado, los consumidores de tiempo causados por el entorno empresarial son algo más difíciles de eliminar, ya que están relacionados directamente con los procesos operativos y burocráticos de la institución.

Sin embargo, si estas actividades están perjudicando el avance y la productividad del equipo, es necesario que los gestores estén atentos y encuentren formas de resolver la situación. Entre los desperdicios ambientales de tiempo, encontramos:

• Exceso de reuniones innecesarias;
• Conversaciones paralelas;
• Retrabajo;
• Elaboración de informes innecesarios;
• Visitas inesperadas, entre otros.

5 formas prácticas de aumentar la productividad de tu equipo

Después de comprender e identificar todos los puntos y actividades que pueden estar comprometiendo la optimización del tiempo organizacional, es necesario invertir en las acciones que realmente pueden mejorar la productividad del equipo y el rendimiento de la empresa.

En la mayoría de los casos, estas acciones están relacionadas con la gestión del negocio y con la mejora de las prácticas administrativas, que buscan perfeccionar el trabajo y los resultados obtenidos por el departamento de ventas y marketing.

Así, es fundamental que las organizaciones incluyan en sus estrategias acciones como:

Automatiza los procesos

El uso de softwares y plataformas digitales, como los gestores de comunicación con el cliente, se ha vuelto esencial para los procesos internos de ventas y para el crecimiento de las empresas. 

Esto se debe a que estos softwares permiten que los empleados dejen de realizar algunas tareas manuales para invertir en actividades más complejas y necesarias.

Así, la automatización de los procesos rutinarios, además de permitir que todos los documentos estén centralizados en un único lugar — facilitando el acceso a las prácticas —, también disminuye los errores humanos, organiza las responsabilidades y los datos de cada hoja de cálculo.

Define metas alcanzables

La incorporación de métricas en los procesos internos es crucial para ayudar en la construcción de un perfil ideal de clientes, al tiempo que ayudan a los gestores a determinar las necesidades de esos consumidores y del mercado.

Así, la construcción de metas de productividad puede ser más eficiente y realista, respaldada por métricas proporcionadas por estas plataformas digitales y por los datos recopilados durante las interacciones con el público.

Moderniza el entorno de trabajo

Como se ha visto anteriormente, la tecnología ha permitido diversos cambios en las actividades de una empresa. Sin embargo, la inversión en la modernización de estos entornos no tiene por qué ser necesariamente cara para el negocio.

Por ejemplo, el almacenamiento en la nube permite que las pequeñas empresas ahorren tiempo y dinero con el archivo de documentos, tengan mayor control sobre los informes y permite el acceso facilitado a esos archivos.

Informatizar y modernizar el entorno de trabajo permite realizar análisis más amplios y precisos sobre los puntos a mejorar en la operación y sobre las oportunidades que pueden aprovecharse, aumentando la productividad de todos los departamentos.

Invierte en la capacitación de los colaboradores

Invertir en formación puede, además, permitir que los gerentes y los líderes de cada departamento identifiquen con mayor claridad qué empleados tienen más dificultades o necesitan una mejor capacitación.

Esta capacitación — que puede realizarse a través de cursos, conferencias, formación reglada, entre otros — es esencial para el desarrollo de una organización y para el alcance de las metas establecidas.

Mejora la comunicación interna

Una empresa con poca comunicación interna o con una comunicación ineficiente es más susceptible a errores, retrabajos, pérdida de consumidores potenciales y tareas redundantes que solo sirven para consumir el tiempo de los empleados. Por eso, invertir en sistemas que ayuden a mejorar este intercambio de información, como plataformas de mensajería corporativa, Yammer o Workplace, es esencial para construir una mejor iniciativa empresarial.